Mengenal Administrasi Perkantoran

Apa yang dimaksud dengan administrasi perkantoran? Pengertian Administrasi Perkantoran adalah serangkaian aktivitas rutin di dalam suatu organisasi yang berhubungan dengan pengelolaan data dan informasi untuk mencapai tujuan organisasi tersebut secara sistematik.

Secara etimologi kata Administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Ad yang artinya intensif dan ministrare atau dalam bahasa Indonesia berarti membantu, melayani, atau memenuhi.

Definisi administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan teknis dan punya peranan pokok dalam pelaksanaan kegiatan operatif, menyajikan laporan pada direksi, serta berperan dalam menciptakan organisasi perusahaan yang lebih efektif.

Sedangkan dalam arti luas, administrasi perkantoran dapat diartikan sebagai aktivitas perencanaan, mengorganisir, mengarahkan, menyelenggarakan, serta mengawasi berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan ruang lingkup di kantor dan tata usaha yang tertib.

Baca juga: Pengertian Administrasi

Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli

Agar lebih memahami apa arti administrasi perkantoran, maka kita dapat merujuk pada pendapat beberapa ahli. Berikut ini adalah definisi administrasi perkantoran menurut para ahli:

1. George Terry

Menurut George Terry pengertian administrasi perkantoran adalah suatu perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan pada sebuah perkantoran serta menjadi penggerak kepada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

2. Edwin Robinson dan William Leffingwell

Menurut Edwin Robinson dan William Leffingwell pengertian Administrasi perkantoran adalah turunan dari ilmu dan seni manajemen yang berkaitan dengan operasional tugas kantor secara tepat.

3. Suparjati

Menurut Suparjati definisi Administrasi perkantoran adalah suatu proses kerja sama dalam lingkup kantor untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama dengan melakukan fungsi manajemen.

4. Arthur Granger

Menurut Arthur Granger, administrasi perkantoran berfungsi untuk melaksanakan komunikasi pekerjaan kantor dengan tepat dan tata pelayanan kegiatan dokumentasi.

5. William Spriegel dan Ernest Daview

Menurut William Spriegel dan Ernest Daview, pengertian administrasi perkantoran adalah pemberian yang tertuju pada semua kegiatan operasional seperti transportasi, manufacturing, produksi, pengelolaan gudang, dan marketing.

Baca juga: Pengertian Manajemen

Tujuan Administrasi Perkantoran

Seperti yang disebutkan pada pengertian administrasi perkantoran di atas, secara umum tujuan dari proses manajemen perkantoran ini adalah agar tujuan perusahaan dapat tercapai secara efektif dan efisien serta memenuhi syarat dari sisi teknis, ekonomi, dan psikologis.

• Teknis; memiliki manfaat dan daya guna.
• Ekonomis; harganya pantas atau sesuai dengan yang seharusnya.
• Psikologis; memberikan kepuasan.

Berikut ini adalah tujuan administrasi perkantoran secara lengkap:

1. Menyediakan data dan informasi secara lengkap kepada pihak-pihak yang membutuhkan untuk pelaksanaan tugas organisasi secara efektif dan efisien.
2. Melakukan pengawasan pekerjaan kantor dan administrasi agar dapat memastikan terlaksananya standar kualitas, tenggat waktu, serta prosedur yang tepat.
3. Menerapkan kebijakan perusahaan atau departemen dan memberikan standar pelayanan dalam kaitannya dengan manajemen.
4. Berdiskusi dengan karyawan mengenai prestasi kerja untuk mengidentifikasi masalah dan penyebabnya, serta berupaya untuk menyelesaikan masalah tersebut.
5. Memberikan pelatihan atau perintah kerja kepada pegawai.
6. Melakukan verifikasi, pemantauan, serta evaluasi kerja dengan membuat laporan terkait kegiatan produksi, pengiriman, dan penggajian.
7. Melakukan proses perekrutan karyawan, mulai dari wawancara hingga memilih pegawai.
8. Menafsirkan dan mengomunikasikan semua prosedur kerja dan kebijakan perusahaan kepada para pegawai.

Baca juga: Pengertian Evaluasi

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Seorang administrator bertanggungjawab dalam perencanaan kerja bagi pegawai, pengawasan pegawai, serta meminta pengadaan sarana dan prasarana yang diperlukan atau perbaikan peralatan kantor yang sudah ada.

Berikut ini adalah Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran selengkapnya:

1. Aktivitas Kantor

Beberapa aktivitas kantor yang termasuk dalam ruang lingkup administrasi perkantoran diantaranya:

• Perencanaan Perkantoran (office planning)
• Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
• Pengarahan Perkantoran (office actuating)
• Pengawasan Perkantoran (office controlling) 

2. Sarana/ Fasilitas Kerja Perkantoran

Beberapa sarana/ fasilitas yang termasuk di dalam ruang lingkup administrasi perkantoran adalah:

• Lokasi kantor
• Gedung
• Peralatan
• Interior
• Mesin-Mesin Kantor

Fungsi Administrasi Perkantoran

Secara umum ada lima fungsi administrasi perkantoran dalam kaitanya dengan operasional suatu organisasi. Berikut ini adalah uraian fungsi administrasi perkantoran tersebut:

1. Fungsi Rutin, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
2. Fungsi Teknis, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan pendapat, keputusan, serta keterampilan perkantoran yang mumpuni.
3. Fungsi Analis, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan cara berpikir kritis dan kreatif serta kemampuan memutuskan sesuatu dengan cepat dan tepat.
4. Fungsi Interpersonal, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan analisis dan penilaian sebagai dasar dalam memutuskan sesuatu serta keterampilan dalam berkomunikasi dengan orang lain.
5. Fungsi Manajerial, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, memberikan motivasi.

Baca juga: Pengertian Analisis SWOT