Kearsipan Sistem Abjad

A.    Latar Belakang

Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi, kegiatan administrasi pada suatu kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan.

Kearsipan merupakan proses pengelolaan surat-surat yang disimpan dan akan mudah ditemukan jika diperlukan. Dalam kearsipan terdapat beberapa sistem arsip, diantaranya sistem abjad, nomor, masalah, tanggal dan wilayah.

Dalam makalah ini kami akan membahas tentang sistem arsip berdasarkan abjad, dimana arsip disusun berdasarkan abjad dari A sampai dengan Z.

B.     Rumusan Masalah

1.      Bagaimana pengelolaan kearsipan sistem abjad?

2.      Bagaimana pengelolaan kearsipan di Rumah Sakit Ibu dan Anak?

3.      Bagaimana pengelolaan kearsipan di Rumah Sakit Advent?

C.    Tujuan

1.      Untuk mengetahui pengelolaan kearsipan sistem abjad?

2.      Untuk mengetahui pengelolaan kearsipan di Rumah Sakit Ibu dan Anak?

3.      Untuk mengetahuipengelolaan kearsipan di Rumah Sakit Advent?

D.    Manfaat

Manfaat bagi Mahasiswa Pendidikan Manajemen Perkantoran adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip yang baik berdasarkan sistem abjad, dan bisa diterapkan ketika mahasiswa tersebut menjadi seorang Guru.

BAB II
LANDASAN TEORITIS

A.    Pengertian Arsip

Arsip menurut UU No. 7 Th. 1971 :

Arsip adalah naskah-naskah yg dibuat & diterima oleh lembaga-lembaga negara & badan-badan pemerintahan serta badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah & kehidupan kebangsaan.

Arsip menurut UU No. 43 Th. 2009 :

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk & media sesuai dgn perkembangan teknologi informasi & komunikasi yg dibuat & diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, orgn politik, orgn kemasyarakatan, & perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, & bernegara. (Psl. 1 Angka 2)

B.     Pengertian Kearsipan Sistem Abjad

Suatu sistem untuk menyusun nama-nama orang, baik perihal dari surat maupun istansi pengirim dapat disusun menurut abjad, yaitu menyusun subyek itu dalam urutan A sampai Z.

C.    Istilah-istilah dalam system abjad

Untuk memahami tata cara penyimpanan warkat dengan menggunakan system abjad, terdapat beberapa istilah atau terminologi yang perlu diketahui, antara lain:

1.      Mengindeks; adalah kegiatan membagi nama/judul menjadi beberapa unit.

2.      Unit; adalah bagian terkecil dari suatu nama/judul.

3.      Caption; adalah nama yang diindeks, yang kemudian dijadikan sebagai tanda pengenal.

4.      Mengode; adalah kegiatan menentukan kode dari nama/judul yang sudah diindeks. Kode diambil dari huruf pertama unit pertama dari nama/judul yang sudah diindeks.

5.      Mengabjad; adalah kegiatan menyusun kode menurut urutan abjad dari nama/judul yang sudah diindeks.

D.    Kelebihan dan Kelemahan Sistem Abjad

Sistem abjad mempunyai kelebihan dan kelemahan sebagai berikut:

1.      Kelebihannya, antara lain sebagai berikut:

a.       Sangat mudah menggolongkan surat-menyurat dengan nama orang/instansi/lembaga perusahaan.

b.      Penyimpangan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.

c.       Sangat sederhana dan mudah dimengerti, baik pekerjaanya maupun pencariannya.

d.      Pelengkapannya berguna untuk bermacam-macam dokumen dan cocok untuk tiap-tiap dokumen.

2.      Kelemahannya, antara lain sebagai berikut:

a.       Pada organisasi/lembaga/perusahaan yang luas, akan memerlukan waktu yang lama untuk menemukan surat atau warkat yang diperlukan.

b.      Akan menyulitkan apabila terdapat nama yang sama, terutama nama orang.

c.       Akan sulit memperkirakan persyaratan-persyaratan ruang untuk huruf-huruf abjad yang berlainan.

E.     Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode

1.      Mengindeks nama orang Indonesia

a.       Nama Tunggal, adalah nama orang yang terdiri atas suku kata, maka diindeks sebagaimana nama tersebut ditulis. Misalnya:

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1.	Heriawati	Heriawati	-	-	He
2	Suparyanto	Suparyanto	-	-	Su

b.      Nama ganda, adalah nama orang yang terdiri lebih dari satu suku kata, naka diindeks berdasarkan suku kata terakhir dari nama tersebut. Misalnya:

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1.	Ine wijayanti	Wijayanti	Ine	-	Wi
2	Muhammad Mahardhika Janutama	Janutama	Muhammad	Mahardhika	Ja

c.       Nama keluarga/suku/marga, adalah nama orang diikuti nama keluarga/suku/marga, maka diindeks berdasarkan nama keluarga/suku/marga tersebut. Misalnya:

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1.	Aspin Sihombing	Sihimbing	Aspin	-	Si
2	Henny Maspaitella	Maspaitella	Henny	-	Ma
3	Sekar Arumbinang	Arumbinang	Sekar	-	Ar

d.      Nama orang yang menggunakan singkatan di depan ataupun dibelakang dan tidak diketahui kepanjangannya, maka diindeks nama jelasnya. Misalnya:

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1.	A. Rachman	Rachman	A	-	Ra
2.	M. Maulana S.	Maulana	M	S	Ma

e.       Nama orang yang menggunakan singkatan didepan ataupun dibelakang dan diketahui kepanjangannya, maka diindeks dengan cara menulis lengkap singkatan tersebut. Misalnya:

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1.	B. J. Habibie	Habibie	Baharuddin	Jusuf	Ha
2.	A. H. Nasution	Nasution	Abdul	Haris	Na

f.       Nama orang yang memakai gelar, yang diutamakan ialah nama asli atau marga dan gelar tidak diindeks. Gelar di tempatkan pada unit terakhir dalam tanda kurung. Namun apabila gelar tersebut diikuti nama tunggal maka gelar tersebut turut diindeks.

Ada beberapa gelar yang umum dipergunakan, yaitu:

1.      Gelar akademis : seperti S.Pd., Dra., Drs., Dr., DR., Ir., S.H., S.E., S.T., Prof., Ph.D., M.Sc., M.Pd., M.B.A., M.M., M.si., dan lain-lain.

2.      Gelar keagamaan ; seperti Kiai, K.H., Haji, Hajah, Ustadz, Ustadzah, Bhiksu, Pendeta, Pastor, dan lain-lain.

3.      Gelar Kebangsaan ; seperti Raden, Raden Ajeng, KRT, Sunnan, Sultan, Andi, Cut, Teuku, Ida Bagus atau Ida Ayu, Cokorda, dan lain-lain.

4.      Gelar kepangkatan ; seperti Marsekal, Laksamana, Kapten, Kolonel, Jendral, Sersan, Komisaris Besar, dan lain-lain.

5.      Gelar jabatan ; seperti Presiden, Menteri, Gubernur, Bupati, Camat, Lurah, Kepala Bagian, Direktur, dan lain-lain.

Diindeks sebagai berikut:

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1.	Dra. Hj. Dewi Laraswati, M.si.	Laraswati	Dewi	(Dra, Hj, M.si,)	La
2.	K.H. Abdullah Gymnastiar	Gymnastiar	Abdullah	(K.H.)	Gy
3.	Kapten Pierre Tendean	Tendean	Pierre	(Kapten)	Te
4.	Andi Meriem Mattalata	Mattalata	Meriem	(Andi)	Ma

g.      Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di Bali seperti Putu, Wayan, Made, Nyoman, Ketut), diutamakan yang diindeks ialah nama diri diikuti oleh gelar urutan kelahiran. Misalnya:

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1.	Ida Bagus Putu Arsana	Arsana	Putu	(Ida Bagus)	Ar
2.	Ida Ayu Nyoman Lestari	Lestari	Nyoman	(Ida Ayu)	Le

h.      Nama orang yang diikuti dengan nama baptis, diutamakan nama aslinya sedangkan nama baptis tidak diindeks. Namun apabila nama baptis itu diikuti nama tunggal maka nama baptisnya turut diindeks. Misalnya:

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1.	Yohannes Soemarsono	Soemarsno	Yohannes	-	So
2.	Theresia Anita Wulandari	Wulandari	Anita	(Theresia)	Wu

i.        Nama wanita yang diikuti nama suami atau ayahnya, diindeks dengan menampilkan nama suami/ayahnya terlebih dahulu. Misalnya:

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1.	Ny. Kartika Ibrahim	Ibrahim	Kartika	(Ny)	Ib
2.	Yohanna Kartadipoetra	Kartadipoetra	Yohanna	-	Ka

j.        Nama orang yang memakai kata bin atau binti, diindeks dengan cara menuliskan terlebih dahulu nama yang mengikuti nama yang bertalian. Misalnya:

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1.	Fatimah binti Abdullah	Abdullah	Fatimah binti	-	Ab
2.	Arifin bin Sulaiman	Sulaiman	Arifin binti	-	Su

k.      Nama orang yang masih menggunakan ejaan lama, diindeks sebagaimana nam aitu ditulis. Misalnya:

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1.	Drs. H. Djajalaras	Djajalaras	Drs.	H.	Dj
2.	Dra. Astuti Oemaruddin	Oemaruddin	Astuti	(Dra.)	Oe

2.      Mengindeks nama orang asing

a.       Nama orang Barat, Jepang, India, Thailand, dan lain-lain diindeks berdasarkan nama keluarga yang biasanya di tempatkan di bagian belakang nama (nick name). Misalnya:

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1.	Frederick W. Taylor	Taylor	Frederick	W	Ta
2.	Eiji Yoshikawa	Yoshikawa	Eiji	-	Yo
3.	Jawaharlal Nehru	Nehru	Jawaharlal	-	Ne
4.	Charoon Ratanatsin	Ratanatsin	Charoon	-	Ra

b.      Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks nama yang menggunakan tanda penghubung tersebut sebagai satu kata. Misalnya:

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1.	John Frank Smith-Jones	Smith-Jones	John	Frank	Sm
2.	Sylvia Lopez-Tiana	Lopez-Tiana	Sylvia	-	Lo

c.       Nama orang Eropa yang menggunakan awalan, hendaknya tidak dianggap satu unit tersendiri, tetapi merupakan kesatuan dari nama keluarga. Pengindeksan dilakukan dengan cara menempatkan orang yang di depannya dineri awalan, misalnya Van, Vande, Von, Da, Di, De, La, Mc, El, Al, dan sebagainya. Misalnya:

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1.	Marco Van Basten	Van Basten	Marco	-	Va
2.	Oscar De La Hoya	De La Hoya	Oscar	-	De

d.      Nama orang China, Taiwan, Korea, diindeks dengan cara menuliskan sebagaimana nama tersebut ditulis, karena baik orang China, Taiwan, maupun Korea, nama keluarga selalu dicantumkan di depan. Misalnya:

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1.	Liem Swie King	Liem	Swie	King	Li
2.	Kim Jong Soen	Kim	Jong	Soen	Ki

3.      Mengindeks nama Perusahaan

a.       Mengindeks nama perusahaan (Toko, Pabrik, PT, Firma, CV, Kantor) pada umumnya diutamakan nama yan gdipentingkan, kemudian diikuti dengan jenis badan hukum yang dipentingkan, kemudian diikuti dengan jenis badan hukum atau kegiatannya. Misalnya:

No	Nama	Unit I	Unit II	Kode
1.	PT Pos Indonesia	Pos Indonesia	Perseroan Terbatas	Po
2.	Toko Buku Gramedia	Gramedia	Toko Buku	Gr
3.	Firma Sejati	Sejati	Firma	Se

b.      Nama Bank atau Perusahaan yang disingkat, cara mengindeksnya ialah dengan menampilkan kepanjangan dari singkatan itu terlebih dahulu, kemudian diindeks sebagaimana nama kepanjangnnya. Misalnya:

No	Nama	Unit I	Unit II	Kode
1.	BCA	Central Asia	Bank	Ce
2	GIA	Garuda Indonesia	Airways	Ga

c.       Nama Perusahaan yang menggunakan nama orang, diindeks sebagaimana nama tersebut ditulis, kemudian diikuti dengan jenis badan hukum atau kegiatannya. MIsalnya:

No	Nama	Unit I	Unit II	Kode
1.	RS Hasan Sadikin	Hasan Sadikin	Rumah Sakit	Ha
2.	Bandara Soekarno Hatta	Soekarno Hatta	Bandar Udara	So

d.      Nama Perusahaan yang terdiri atas angka sebagai bagian dari nama perusahaan tersebut, diindeks dengan cara menulis angka tersebut sebagai satu unit dengan yang lainnya. Misalnya:

No	Nama	Unit I	Unit II	Kode
1.	Restaurant 499	Empat Sembilan Sembilan	Restauran	Em
2.	Hotel 727	Tujuh Dua Tujuh	Hotel	Tu

e.       Nama Perusahaan yang menggunakan huruf dan bukan merupakan singkatan, diindeks dengan cara sebagai berikut:

No	Nama	Unit I	Unit II	Kode
1.	Toko XYZ	XYZ	Toko	Wy
2.	Firma ABC	ABC	Firma	Ab

f.       Nama perusahaan yang menggunakan nama penghubung, dari, dan, &, tidak dianggap sebagai bagian tersendiri dari nama tersebut. Pengindeksanya dilakukan sebagai berikut:

No	Nama	Unit I	Unit II	Kode
1.	Beauty Fashion & Make Up	Beauty	Fashion & Make Up	Be
2.	Metty & Shopie Salon	Metty & Shopie	Salon	Me

4.      Mengindeks nama instansi pemerintah

a.       Nama Institusi yang diutamakan ialah sifat dari institusi tersebut. Misalnya:

No	Nama	Unit I	Unit II	Kode
1.	SMK Negri 1 Bandung	Kejuruan Negri 1 Bandung	Sekolah Menengah	Ke
2.	UPI Bandung	Pendidikan Indonesia Bandung	Universitas	Pe
3.	STIEB	Ilmu Ekonomi Bandung	Sekolah Tinggi	Il

b.      Nama Instansi atau lembaga, diindeks dengan cara meletakan nama instant atau lembaga tersebut pada unit terakhir pengindeksan. Misalnya:

No	Nama	Unit I	Unit II	Kode
1.	DEPDIKNAS	Pendidikan Nasional	Depertemen	Pe
2.	LAN	Administrasi Negara	Lembaga	Ad
3.	LIPI	Ilmu Pengetahuan Indonesia	Lembaga	Il

c.       Nama yayasan atau perkumpulan, yang pertama diindeks ialah kata pengenal terpenting dari nama yayasan atau perkumpulan tersebut, kemudian baru sifatnya. Misalnya:

No	Nama	Unit I	Unit II	Kode
1.	PGRI	Guru Republik Indonesia	Persatuan	Gu
2.	IDI	Dokter Indonesia	Ikatan	Do
3.	ICMI	Cendikiawan Muslim Indonesia	Ikatan	Ce

d.      Nama pemerintah negara asing, yang diindeks ialah unit politik dari negara tersebut. Misalnya:

No	Nama	Unit I	Unit II	Kode
1.	CIA	Amerika	Central Intelegence (of)	Am
2.	AAA	American Accounting	Association	Am

F.     Menyusun Daftar Klasifikasi

Daftar klasifikasi adalah suatu daftar yang berisi pengelompokan arsip secara sistematis berdasarkan urutan abjad dari nama perorangan atau organisasi. Prosedur yag harus dilakukan dalam penyusuna daftar klasifikasi yaitu: melakuka kegiatan mengindeks, kemudian mengode, dan selanjutnya mengabjad. Contoh cara menyusun daftar klasifikasi dari nama-nama berikut:

1.      Maharani Dewi Pramudhita, Pramudhita, Maharani Dewi

2.      Silva Afni, Afni, Silva

3.      PT Tirta Investama, Tirta Investama, Persereoan Terbatas

4.      Hotel Isola, Isola, Hotel

5.      Rumah Makan Sari Edah, Sari Endah, Rumah Makan

6.      BRI, Rakyat Idonesia, Bank

7.      UPI, Pendidikan Indonesia, Universitas

8.      RS Advent, Advent, Rumah Sakit

Yaitu sebagai berikut:

Kode		Caption
A
	Ad	Advent, Rumah Sakit
	Af	Afni, Maulidya
I
	Is	Isola, Hotel
P
	Pe	Pedidikan Indonesia, Universitas
	Pr	Pramudhita, Maharani Dewi
R
	Ra	Rakyat Indonesia, Bank
S
	Sa	Sari Endah, Rumah Makan
T
	Ti	Tirta Investama, Perseroan Terbatas

G.    Menyiapkan Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip

Peralatan atau perlengkapan yang diperlukan untuk menyimpan arsip dengan meggunakan sistem abjad sebagai berikut:

1.      Filling Cabinet; sebaiknya meggunakan drawer filling cabinet, yaitu filling cabinet yang berlaci. Pada laci filling cabinet, diberi kode di bagian depannya. Misalnya filling cabinet mempunyai empat laci, maka kodenya:

a)      Laci I berkode A – F

b)      Laci 2 berkode G – L

c)      Laci 3 berkode M – S

d)     Laci 4 berkode T - Z

2.      Guide; banyaknya guide sebanyak 26 buah (sesuai dengan jumlah abjad) dan masing-masing diberi tanda atau kode a, b sampai dengan z, dan disusun dalam laci secara berurutan dengan kode yang ada.

3.      Folder; yang dibutuhkan adalah 26 x 26 buah masing-masing diberi kode Aa, Ab, Ac sampai denga Az. Hingga Za, Zb, Zc, sampai dengan Zz. Kemudian disusun di belakang guide secara berurutan sesuai dengan kodenya.

4.      Rak Sortir; untuk menyortir surat-surat sebelum ditempatkan di dalam folder.

5.      Kartu Indeks; sebagai sarana penemuan kembali surat atau dokumen.

6.      Rak Kartu atau Laci Kartu; untuk menyimpan kartu indeks.

BAB III
HASIL OBSERVASI

A.    Tempat Observasi

1.      Rumah Sakit Advent Bandung

Jalan Cihampelas No. 161 Cipaganti Bandung

2.      Rumah Sakit Ibu dan Anak Sukajadi

Jalan Sukajadi No. 149 Bandung

B.     Lapora Hasil Observasi

Berdasarkan hasil observasi yang telah kami lakukan di Rumah Sakit Ibu dan Anak dan Rumah Sakit Advent, bahwa kedua rumah sakit tersebut menggunakan peyimpanan kearsipan berdasarkan sistem abjad. 

Di RS Ibu dan Anak kami mendapatkan informasi mengenai pengelolaan arsip data pasien yang terdaftrar di RS tersebut. Sedangkan di RS Advent, kami mendapatkan informasi pengelolaan kearsipan mengenai data karyawan yang bekerja di RS Advent. Berkenaan dengan RS Advent tidak bersedia memberikan informasi mengenai rekam medis pasien di RS tersebut.

Adapun proses pegelolaan arsip di RS Ibu dan Anak serta RS Advent, yaitu sebagai berikut:

1.      Tahap penciptaan

Suatu tahap dimana arsip diciptakan sebagai akibat dari kegiatan-kegiatan yang dilakukan organisasi atau perorangan. Arsip yang mengandung data ini dapat berupa surat atau kertas bercetak, rekaman (audio visual), dan sebagainya.

Di rumah sakit ibu dan anak dan rumah sakit advent penciptaan arsip di lakukan oleh staff administrasi yang ada di rumah sakit tersebut.

2.      Tahap penggunaan

Arsip digunakan untuk berbagai keperluan, misalnya; pengambilan keputusan, penetapan kebijakan dan perencanaan.

Di rumah sakit ibu dan anak , dalam penggunaan arsip di rumah sakit tersebut data pasien digunakan untuk mengetahui gejala atau peyakit yang di derita sehingga dokter bisa mengambil keputusan dalam pemeriksaa lebih lanjut.

Di rumah sakit advent, dalam penggunaan arsip pegawai digunakan apabila arsip tersebut di butuhkan ketika data tersebut dibutuhkan. Seperti data pensiun, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.

3.      Tahap pemeliharaan

Pemeliharaan arsip dilakukan untuk mencegah kerusakan arsip yang dapat terjadi karena faktor intrinsik yaitu bahan-bahan yang digunakan dalam menciptakan arsip.

4.      Tahap penyusutan

Dalam proses penyusutan biasanya dilakukan dalam kuru waktu maksimal 10 tahun, akan tetapi di rumah sakit ibu dan anak data riwayat pasien tidak di lakukan penyusutan karena untuk menindak lanjuti ketika pasien melakukan pemeriksaan kembali.

Sedangkan rumah sakit advent tidak melakukan pemusnahan terhadap arsip karyawan baik yang masih aktif bekerja maupun tidak. Akan tetapi arsip tersebut akan dimusnahkan apabila arsip tersebut merupakan arsip karyawa yang sudah tidak bekerja dan telah di simpan selama kurang lebih 10-15 tahun.

BAB IV
PENUTUP

A.    Simpulan

Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa penglolaan arsip dalam sistem abjad yaitu pengelolaan yang disusun berdasarkan abjad  dimulai dari A-Z. Dirumah sakit yang kami kunjungi sistem pengelolaan arsipnya menggunakan sistem abjad dimana prosesnya dari mulai pencitaan,penggunaan,pemeliharaan dan penyusutan. 

B.     Saran

1.      Untuk instansi pemerintah atau swasta

Makalah ini untuk lembaga pemeritahan diharapkan menggunakan sistem kearsipan sesuai dengan kebutuhan. Hal ini dilakukan untuk mempermudah dalam melakukan kegiatan administratif dalam lembaga tersebut.

2.      Untuk mahasiswa

Diharapkan kepada mahasiswa khusunya mahasiswa pendidikan manajemen perkantoran untuk lebih memahami pengelolaan kearsipan baik menggunakan sistem abjad maupun sistem lainnya. Karena hal ini dapat membantu mahasiswa dalam dunia kerja nanti khususnya ketika menjadi guru.