Apa yang dimaksud dengan surat niaga? Menurut para ahli, Pengertian Surat Niaga adalah suatu surat yang dibuat/ dikeluarkan oleh seseorang atau badan usaha/ perusahaan untuk keperluan niaga atau bisnis.
Surat niaga adalah jenis surat resmi yang isinya berhubungan dengan penawaran, jual-beli barang atau jasa sehingga sering disebut sebagai surat dagang atau surat bisnis. Dengan kata lain, surat niaga adalah surat resmi yang dibuat seseorang atau badan usaha untuk mencari keuntungan dari kegiatan bisnis.
Surat niaga dapat bersifat intern maupun ekstern, tergantung situasinya. Dalam hal intern, surat niaga digunakan untuk hubungan antar pihak-pihak tertentu di dalam satu perusahaan. Sedangkan dalam hal ekstern, surat niaga digunakan untuk hubungan dengan pihak lain di luar perusahaan, baik itu perorangan maupun badan usaha.
Dengan adanya perkembangan teknologi yang sedemikian pesat, pengetahuan akan surat-menyurat atau korespondensi memang tidak seberapa banyak mendapat perhatian dari masyarakat. Banyak dari kita yang tidak mengetahui jika surat-menyurat mempunyai jenis surat yang berbeda tuk setiap bidang.
Dalam bidang perdagangan atau perniagaan bisa dikenal dengan istilah surat niaga. Apakah surat niaga itu dan apa saja sih jenis-jenis surat niaga? Berikut ini penjelasan tentang jenis jenis surat niaga.
Surat niaga atau juga disebut dengan surat dagang ialah surat yang dicatat untuk keperluan perdagangan atau bisnis. Jenis surat ini biasanya dikeluarkan oleh badan-badan bisnis ataupun perusahaan untuk kepentingan bisnis mereka ataupun menyampaikan informasi dan berita perniagaan.
Secara umum surat niaga berisi tentang jual-beli barang dan jasa atau dapat juga tentang tawaran. Surat niaga umumnya bersifat intern ataupun ekstern, yakni secara intern bila digunkan untuk keterkaitan perusahaan dengen pusat maupun cabangnya. Sedangkan surat niaga bersifat ekstern jika digunakan untuk hubungan antar perusahaan dengan badan bisnis lain. Surat niaga mempunyai banyak jenis, diantaranya ialah sebagai berikut :
Jenis-Jenis Surat Niaga
Surat Perkenalan
surat perkenalan ialah salah satu jenis surat niaga yang secara umum merupakan media promosi untuk memperkenalkan hasil produksi dari perusahaan. Dalam suatu surat perkenalan memuat infomasi tentang penjual yang dialamatkan kepada calon pembeli.
Surat Penawaran
surat penawaran ialah surat yang diterbitkan oleh perusahaan untuk menawarkan barang yang dijual. Surat jenis ini biasanya diterbitkan oleh penjual dan ditujukan untuk calon pembeli untuk dapat menawarkan barang atau jasa. Isi pokok dari surat penawaran ialah informasi tentang barang atau jasa yang mereka tawarkan seperti kualifikasi, harga, serta cara pembayaran.
Untuk surat penawaran, pihak penjual wajib pandai untuk menawarkan barang atau jasa yang mereka punyai menggunakan bahasa yang menarik dan jelas. Sehingga dapat menarik minat pembeli untuk membeli barang atau jasa yang ditawarkan.
Surat penawaran biasanya dibuat atas keperluan pribadi perusahaan maupun sebagai balasan untuk surat permintaan penawaran. jika dibuat untuk surat balasan, surat penawaran perlu mengacu pada infomasi yang diberikan pihak penjual atau pengirim surat permintaan penawaran. Surat penawaran biasaya juga dilengkapi dengan daftar harga atau brosur untuk meyakinkan si pembeli.
Surat Permintaan Penawaran
Surat jenis ini nantinnya dikirim oleh calon pembeli yang ditujukan kepada sang penjual yang secara umum berisikan permintaan penawaran suatu barang atau jasa kepada penjual. Surat permintaan penawaran ini diterbitkan karena calon pembeli tertarik dengan barang atau jasa yang diinformasikan melalui surat perkenalan.
Namun, surat permintaan penawaran juga dapat dibuat berdasarkan inisiatif perusahaan. Surat permintaan penawaran ini secara umum berisikan tentang permintaan penjelasan secara detail atau rinci tentang pada suatu produk atau jasa yang hendak dibeli.
Inti utama dari surat ini ialah nama dan harga produk yang dijual, cara pembayaran serta cara pengiriman atau penyerahan barang dan juga detail lain yang dianggap perlu.
Surat pesanan
Surat pesanan ialah surat yang diterbitkan oleh pembeli dan ditujukan kepada penjual untuk keperluan pemesanan atau permintaan barang atau jasa yang hendak dibeli. Surat ini biasanya dibuat berdasarkan iklan / surat penawaran yang memang dibutukan diperusahaan.
Inti dari surat pesanan harus menyertakan nama dan jenis barang yang hendak dibeli beserta harganya dan cara pembayaran. jika pembayaran melalui transfer bank, maka pembeli perlu menyertakan bukti transfer dalam surat pesanan.
Surat Konfirmasi Pesanan
Surat jenis ini diterbitkan oleh penjual untuk memberitahukan si pembeli perihal pesanan mereka. Inti dari surat konfirmasi pesanan ialah memberitahukan secara detail barang pesanan oleh pembeli seperti nama dan jenis barang, jumlah pembelian, syarat jual beli, dan juga harga barang.
Surat pemberitahuan pengiriman barang
Surat ini diterbitkan oleh penjual apabila kedua belah pihak menyetujui transaksi jual beli tersebut. Selain itu, surat ini juga bertujuan untuk memberitahukan pembeli jika pesanan telah siap dikirim. Surat ini juga bertujuan agar pembeli mengetahui tentang kondisi barang pesanan dan siap untuk menerima barang tersebut.
Biasanya surat seperti ini dibuat untuk pengiriman barang jarak jauh dan partai besar. Dalam surat pemberitahuan pengiriman barang dijelaskan secara detail jenis dan jumlah barang, serta metode pengiriman yang digunakan dan perkiraan proses pengiriman barang untuk sampai ke pembeli. Surat ini juga dapat dilampiri dengan dokumen pengiriman, packing list, serta asuransi jika diperlukan.
Surat penolakan pesanan
Surat penolakan biasanya dikirimakan oleh penjual jika mereka tidak bisa memenuhi permintaan pembeli karena suatu hal. Agar tidak mengecewakan pembeli, surat penolakan pesanan sebaiknya dikirimkan secepat mungkin.
Surat pengaduan
Surat pengaduan dikirim oleh pembeli kepada sang penjual karena adanya ketidaksesuaian dengan barang yang mereka terima. Ketidaksesuian tersebut dapat berupa barang rusak, kualitas dan jumlah barang yang tidak sesuai dengan pesanan.
Surat jawaban pengaduan
jika penjual menerima surat pengaduan, penjual perlu sesegera mungkin untuk menjawab surat tersebut dengan surat jawaban pengaduan. Inti dari surat ini ialah ucapan terima kasih untuk surat pengaduan dari pembeli serta memberikan keputusan untuk memecahkan masalah pengaduan tersebut.
Surat penagihan
Surat penagihan dibuat karena ada transaksi jual beli yang dilakukan dengan menggunakan sistem hutang. Surat ini diterbitkan oleh penjual dan ditujukan kepada pembeli untuk membayar hutang mereka karena sudah jatuh tempo atau sudah diluar perjanjian.
Surat pengiriman pembayaran
jika si pembeli sudah menerima barang yang mereka pesan dan tidak ada komplain tentang barang tersebut, maka pembeli harus untuk melakukan pembayan. Surat ini diterbitkan karena pembayaran dilakukan secara non-tunai.
Pada surat ini perlu dicantumkan jumlah uang yang sudah dibayarkan, cara pembayaran, beserta bukti pembayaran.
Surat pengangguhan pembayaran
surat penangguhan pembayaran dibuat atas dasar inisiatif dari para pembeli karena menerima surat pengihan. Isi dari surat pengangguhan pembayaran meliputi pernyataan yang sesuai tentang adanya suatu hal yang membuat pembeli tidak dapat membayar sesuai dengan perjanjian.
Serta dalam surat tersebut juga berisi permohonan penjadwalan ulang pembayaran yang sudah dijanjikan.
Surat jawaban penagguhan pembayaran
surat ini dibuat oleh si penjual untuk menjawab permohonan penagguhan pembayaran dari pembeli. Surat ini dapat berisikan persetujuan ataupun penolakan untuk penangguhan tersebut.
Mengetahui jenis surat niaga sangat bermanfaat terutama apabila anda seorang pengusaha. Jenis jenis surat niaga ini akan sangat dibutuhkan dalam kegiatan jual beli antar perusahaan maupun didalam perusahaan dengan anak cabangnya.
Fungsi Surat Niaga
Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis atau surat niaga memiliki fungsi sebagai berikut.
Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain. Karena surat bisnis dapat berfungsi sebagai wakil dari pengirim surat, maka pengirim surat biasanya perlu memperhatikan berbagai kaidah penting dalam penulisan surat, misalnya objektif, sistematis, sederhana, dan mudah dipahami serta jelas.
Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis, misalnya surat permintaan informasi produk baru, surat penawaran produk baru, surat pemesanan produk, surat penagihan, surat penerimaan, surat penolakan, dan surat pengaduan (klaim).
Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian jual-beli, surat perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur. Melalui surat-surat bisnis yang dapat dipakai sebagai alat bukti tertulis, seseorang dapat melakukan pengecekan atas berbagai kegiatan bisnis yang telah dilakukan pada masa lalu, sehingga dapat dipakai sebagai bahan untuk memprediksi kegiatan bisnis masa depan.
Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan ketika dibutuhkan dapat dilihat atau dicek kembali untuk mengingat berbagai kegiatan yang telah dilakukan dimasa lalu atau sebelumnya. Bukti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat kepailitan usaha, surat penggabungan usaha (merger). Surat-surat bisnis tersebut menjadi catatan yang sangat berharga sebagai bukti historis dalam dunia bisnis.
Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi kerja). Surat-surat bisnis tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam melaksanakan suatu kegiatan bisnis. Media promosi bagi pengirim surat. Dalam perkembangannya, surat bisnis dapat digunakan oleh si pengirim surat untuk mempromosikan perusahaan termasuk produk-produk yang dihasilkan kepada pihak lain baik perorangan maupun instansi/perusahaan. Misalnya surat perkenalan perusahaan, surat penawaran produk, dan surat pemberitahuan.
Macam-Macam Surat Niaga
Surat Promosi
Yaitu surat yang dibuat oleh penjual yang ditujukan kepada calon pembeli dengan tujuan memperkenalkan data perusahaan, barang yang dijual, manfaat dan kualitas barang yang di tawarkan.
Surat Permintaan Penawaran
Yaitu surat yang dibuat oleh calon pembeli yang di kirimkan kepada penjual dengan maksud meminta daftar harga serta keterangan barang yang di inginkan.
Surat Penawaran
Yaitu surat yang dibuat penjual dengan maksud menawarakan barang dan jasa yang diproduksi kepada calon pembeli.
Surat Pesanan
Yaitu surat yang dibuat oleh pembeli dan di kirimkan kepada penjual untuk memesan barang-barang yang dibutuhkan atau diinginkan.
Surat Pengiriman Barang
Yaitu surat yang dibuat penjual kepada pembeli sehubungan dengan pengiriman barang yang dipesannya.
Yaitu surat yang dibuat oleh penjual kepada pembeli sehubungan dengan pesanan/pembelian barang yang dilakukan. biasanya surat penagihan dibuat jika pembeli melakukan transaksi secara kredit.
Surat pengaduan
Yaitu surat yang dibuat oleh pembeli kepada penjual sehubungan dengan adanya ketidaksesuaian barang yang diterima atau waktu penerimaan barang yang tidak sesuai dengan kesepakatan.
Surat Perjanjian
Yaitu surat yang dibuat oleh penjual dan pembeli mengenai kesepakatan jual beli antara kedua belah pihak.
Tujuan Surat Niaga
Mengacu pada pengertian surat niaga di atas, berikut ini adalah beberapa fungsi dan tujuan dari surat tersebut:
Surat niaga merupakan wujud nyata atau bukti sah adanya perjanjian.
Surat niaga menjadi alat pengingat yang harus diarsipkan dan bisa digunakan setiap kali diperlukan.
Surat niaga dapat menjadi wakil penulis dalam pertemuan dengan lawan bicaranya.
Surat ini juga dapat digunakan sebagai panduan dalam menjalankan tugas.
Surat niaga bisa menjadi alat untuk promosi (baca: pengertian promosi).
Ciri-Ciri Surat Niaga
Sesuai dengan pengertian surat niaga, surat ini digunakan untuk tujuan bisnis, dan kita dapat dengan mudah mengetahui karakteristiknya. Berikut ini adalah ciri-ciri surat niaga pada umumnya:
Surat niaga selalu berkaitan dengan hal bisnis atau perdagangan.
Surat niaga dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang baik.
Surat niaga menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik perhatian.
Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti.
Surat niaga cenderung menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat waktu, tenaga, dan biaya.
Struktur Surat Niaga
Berdasarkan contoh surat di atas dapat diketahui bahwa struktur atau unsur-unsur surat niaga adalah sebagai berikut:
Kop surat
Nomor surat
Lampiran
Perihal
Tanggal surat
Alamat surat
Salam pembuka
Isi surat (pendahuluan, inti, dan penutup)
Salam penutup
Tanda tangan pengirim surat
Jabatan pengirim surat
Contoh Surat Niaga
Berikut ini adalah salah satu contoh surat niaga, yaitu surat yang digunakan untuk pemesanan barang oleh pembeli.
MaxOffice
Peralatan dan Mesin Kantor
Jl. Merdeka Raya No.17 Jakarta Indonesia,
Telp. (021)777363 , Fax (021)777364
______________________________________________
Nomor: 099/SRTPM/V/2018
Kepada Yth.
Direktur PT GoodStuff
Bp. Alexander HM
Jl. Milano No. 145
Hal: Surat Pemesanan Barang
Dengan hormat,
Sehubungan dengan stok barang kami yang sudah tinggal sedikit maka melalui surat ini, Kami dari perusahaan PT MaxOffice ingin memesan barang-barang berikut ini:
Buku Ekspedisi 100 Pcs
Buku Folio 100 Pcs
Buku Kwitansi 100 Pcs
Filling Cabinet 50 Pcs
Money Sponge 100 Pcs
Glue Stick 100 Pcs
Clip file 50 box
Pen (standar) 50 box
Spidol (hitam) 100 Pcs
Kami berharap barang-barang yang disebutkan di atas dapat kami terima selambat-lambatnya 4 hari setelah surat pesanan ini diterima.
Proses pembayaran akan kami lakukan melalui transfer Bank BCA cabang Jakarta Selatan melalui rekening 1234.456.789 atas nama PT MaxOffice.
Atas kesediaan Bapak/ Ibu untuk memenuhi pesanan tersebut, kami ucapkan terimakasih.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar