Mengenal Teknologi Perkantoran

TEKNOLOGI PERKANTORAN

PENGERTIAN TEKNOLOGI PERKANTORAN
"teknologi" adalah ilmu yang mempelajari tentang ketrampilan yang dapat mewujudkan sesuatu yang rasional sedangkan "kantor" adalah  tempat dimana berlangsungnya  pekerjaan kantor.  Jadi, teknologi perkantoran adalah ilmu yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran yaitu digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan data secara efisien dan efektif dengan menggunakan mesin – mesin kantor. 
Teknologi perkantoran dengan pekerjaan kantor adalah satu kesatuan yang tidak dapat di pisahkan . Dalam menyelesaikan pekerjaan kantor di butuhkan cara yang lebih efisien dan efektif maka di zaman yang sudah modern ini banyak kantor yang sudah mengembangkan teknologi perkantorannya dengan menggunakan mesin mesin kantor secara modern . 
Dengan adanya perkembangan teknologi ini akan menimbulkan dampak positif dan dampak negatif bagi suatu kantor yaitu : A. Dampak Positif  1. Sumber Daya Manusia (SDM)  

• Peningkatan mutu kerja
• Meningkatkan kedisiplinan kerja dan penghasilan pegawai 
• Meringankan tenaga dan pikiran pegawai   

2. Prosedur kerjanya 

• Mempercepat dan mempermudah penyelesaian pekerjaan 
• Memperlancar pekerjaan 
• Menyederhanakan prosedur kerja yang sudah ada 

3. Hasil kerjanya  

• Meningkatkan kualitas dan mutu hasil pekerjaan kantor 
• Memperoleh bentuk,ukuran dan jenis hasil pekerjaan kantor yang sama
• Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan kantor 

B. Dampak Negatif  
1. Keterbatasan Sumber Daya Manusia (SDM) yang dapat mengakibatkan penganguraan
2. Pemeliharaan mesin yang memerlukan biaya 
3. Menimbulkan rasa ketergantungan terhadap mesin
4. Mengganti dan merubah metode yang sudah ada
5. Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki ketrampilan tertentu 
B. PENGERTIAN MESIN KANTOR
Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien.

Mesin Kantor adalah alat yang di gunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan dan menyimpan data dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat mekanik, elektrik dan magnetik . 

C. JENIS JENIS MESIN KANTOR 

1. Menurut Tenaga Penggeraknya 

• Mesin Manual  : Mesin yang di gerakkan oleh tenaga manusia

• Mesin Listrik    : Mesin yang di gerakkan dengan tenaga listrik atau bateray

2. Menurut Cara Kerja Komponennya 

• Mesin Mekanik   : Mesin - mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasiannya

• Mesin Elektronik : Mesin - mesin dengan rangkaian kompenen elektronik, berupa kabel - kabel

3. Menurut Fungsinya 

• Mesin pencatat data / informasi

• Mesin Tik

• Mesin Penomor

• Mesin Dikte  

• Stempel

• Mesin penghitung data / informasi 

• Mesin Hitung 

• Mesin Jumlah

• Cash Register 

• Mesin pengolah data / informasi  
• Komputer 
• Mesin Penjilid
• Mesin Laminating
• Mesin Pemotong Kertas 
• Mesin Penghancur Kertas 
• Proyektor  

• Mesin penggandaan data / informasi

• Mesin Stensil

• Mesin Fotocopy

• Mesin Risograph

• Mesin Offset

• Mesin Printer

• Mesin pengirim data / informasi

• Telephone atau interphone

• Faksimile

• Telex

• Intercom 

• Teleprinter

• Mesin penyimpan data / informasi  

• Microfilm

• Flashdisk

• Tape Recorder 

DAMPAK PERKEMBANGAN MESIN KANTOR

1. Perkembangan kantor semakin lama semakin maju dan mengarah ke efisiensi kerja. Perkembangan ini ditunjukkan dengan ditemukannya mesin-mesin kantor yang mempunyai sifat :
2. Elektronis, sifat ini membantu secara instan supaya tidak banyak menggunakan tenaga manusia
3. Multifungsi, ada mesin yang bisa digunakan berbagai macam kegunaan misalnya mesin scanner biasanya bisa juga digunakan sebagai printer dan digunakan sebagai mesin pengganda (fotocopy)
4. Pengoperasiannya mudah dan simpel, karena menggunakan energi listrik maka mesin akan secara efektif mudah digunakan
5. Tenaga listrik yang digunakan kecil, jika mesin jarang digunakan maka akan menghemat penggunaan energi
6. Harga relatif murah
7. Kemampuan dan kecanggihan mesin semakin tinggi, sesuai dengan perkembangan negara tersebut mesin juga harus mempunyai kecanggihan untuk bisa digunakan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor
8. Cara kerjanya otomatis, ada mesin yang secara otomatis dapat digunakan tanpa menggunakan tenaga manusia lagi.

Selain pengaruh terhadap efisiensi kerja, perkembangan mesin kantor juga mempunyai dampak positif terhadap :
Tenaga kerja

• mutu dan kualitas tenaga kerja meningkat
• kedisiplinan dan gairah kerja meningkat
• beban kerja dan pikiran menjadi lebih ringan

Prosedur kerja

• semakin mudah, pekerjaan kantor terselesaikan dengan tepat waktu
• semakin lancar, misalnya dicontohkan dari alur pendistribusian surat dari penerimaan sampai ke pengolahan menjadi lebih lancar
• semakin sederhana
• semakin efisien

Hasil kerja

• kualitas kerja meningkat
• standar mutu tertentu dapat terpenuhi

Dampak negatif perkembangan teknologi mesin perkantoran :

1. Sulitnya mencari tenaga kerja dengan kemampuan dan keterampilan sesuai yang ada 
2. Menambah jumlah pengangguran karena tenaga kerja yang dibutuhkan semakin sedikit
3. Pemeliharaan mesin yang kurang baik akan menimbulkan pemborosan, misalnya mesin fotocopy ketika tidak dipakai sebaiknya dimatikan supaya lebih hemat energi
4. Menambah suara gaduh sehingga menganggu pegawai lainnya, misalnya dalam penggunaan mesin tik manual suara yang ditimbulkan akan mengganggu pegawai lainnya
5. Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya, misalkan dalam pemeliharaan mesinnya harus benar-benar yang berkualitas supaya tidak rusak