Sabtu, 28 Maret 2020

Kearsipan Sistem Tanggal

Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal

Setelah kita mempelajari sistem Abjad dan sistem Subjek maka tibalah kita pada satu sistem penyimpanan arsip yang mudah dan sering digunakan, yakni Sistem Tanggal.

Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah, tetapi sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk menemukan arsip yang dicari. Hal ini dekarenakan orang sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat. Apalagi jika arsip yang dicari sudah terjadi beberapa tahun yang lalu.

Dalam sistem tanggal tidak memerlukan daftar klasifikasi karena bagian tanggal sangat sederhana, yaitu hanya terdiri dari 3 bagian saja, yaitu nama tahun, nama bulan, dan nama tanggal. Disamping itu, orang juga sangat hafal dengan urutan bulan dalam setiap tahun masehi, (dimulai dari januari, februari, sampai dengan desember), dan jumlah tanggl pada setiap bulannya (terdiri 28-31 hari). 

Daftar klasifikasi tanggal terdiri dari:
Tahun                 (tanggal utama)               sebagai kode laci
     Bulan             (sub tanggal)                  sebagai kode guide

        Tanggal       (sub-sub tanggal)           sebagai kode hanging folder

arsip sistem tanggal
arsip sistem tanggal

Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal.
Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal antara lain sebagai berikut;
a) Filing Cabinet
Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi bisa saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.

b) Guide
Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak 12 (dalam satu tahun ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.

c) Hanging Folder
Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun. Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut.

d) Kartu Indeks
Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk lebih jelas peralatan yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal ini silahkan baca.
jenis-jenis perlengkapan arsip.
Prosedur penyimpanan arsip sistem tanggal
Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasarnya sama dengan langkah sebelumnya, antara lain sebagai berikut.
a) Memeriksa surat/berkas
Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat. Contoh:
Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tertanggal 1 Maret 2013. Berarti identitas surat tersebut adalah 1 Maret 2013.

b) Mengindeks
Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub tanggal. Contoh:
Surat tanggal 1 Maret 2013 terdiri dari tanggal utama (2013), sub tanggal (Maret), sub-sub tanggal (1).

c) Mengode
Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode dengan menuliskan kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat. Hal ini dimaksudkan agar mempermudah pada saat pencarian kembali arsip.

d) Menyortir
Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi, menyortir dilakukan jika kuantitas surat masuk dan keluarnya banyak pada hari yang sama.

e) Menempatkan
Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan arsip sesuai dengan kode dan klasifikasi surat. Contoh: arsip tertanggal 1 Maret 2013 disimpan pada laci berkode 2013, dibelakang guide Maret, di dalam hanging folder berkode 1. Perlu diingat bahwa penyimpanan sistem tanggal pun harus menyediakan kartu indeksnya, jadi kartu indeks untuk surat tertanggal 1 Maret 2013 harus dibuat juga.


Prosedur penemuan kembali arsip sistem tanggal
Langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem tanggal adalah sebagai berikut.

  • Tentukan identitas surat, berupa tanggal berapa surat tersebut dibuat. Contoh Arip ingin meminjam arsip lamaran kerja Retno Ismaningsih tertanggal 5 Februari 2012. Berarti identitas arsip tersebut adalah 5 Februari 2012.
  • Cari arsip tersebut dalam laci berkode 2012, dibelakang guide februari didalam hanging folder 5.
  • Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai yang dicari. Jika ya, ambil arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
  • Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar pinjaman arsip (lembar 2)
  • Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) ke dalam tickler file
Note: Lembar pinjam arsip, tickler file dapat dilihat pada jenis-jenis perlengkapan arsip

Jika identitas arsip tidak diketahui maka proses mencari arsipnya menggunakan kartu indeks. Adapun langkahnya adalah sebagai berikut.
  • Tentukan identitas arsip, berupa nama orang/badan/perusahaan. contoh, Arip akan meminjam arsip Retno Ismaningsih yang tidak diketahui tanggal pembuatannya. Berarti identitas arsip tersebut adalah Retno Ismaningsih.
  • Indekslah nama tersebut menjadi Ismaningsih, Agus.
  • Tentukan kodenya menjadi Is
  • Carilah kartu indeks di dalam laci berkode I, dibelakang guide berkode I dan hanging folder Is.
  • Lihatlah kartu indeks tersebut dan lihat kode surat. contoh untuk kasus diatas setelah dilihat ternyata arsip tersebut mempunyai kode surat 5 Februari 2012.
  • Ambillah arsip yang dimaksud tadi pada laci berkode 2012, dibelakang guide Februari, dalam hanging folder 5.
  • Jika arsip tersebut benar, ambillah dari folder dan ganti dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
  • Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2).
  • Simpan lembar pinjaman arsip tersebut (lembar 3) pada ticker file.
Note: Lembar pinjam arsip, tickler file dapat dilihat pada jenis-jenis perlengkapan arsip

Demikianlah proses Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal

Jumat, 27 Maret 2020

Mengenal Virus Corona

Virus Corona atau severe acute respiratory syndrome coronavirus 2 (SARS-CoV-2) adalah virus yang menyerang sistem pernapasan. Penyakit karena infeksi virus ini disebut COVID-19. Virus Corona bisa menyebabkan gangguan pada sistem pernapasan, pneumonia akut, sampai kematian.
Severe acute respiratory syndrome coronavirus 2 (SARS-CoV-2) yang lebih dikenal dengan nama virus Corona adalah jenis baru dari coronavirus yang menular ke manusia. Virus ini bisa menyerang siapa saja, baik bayianak-anak, orang dewasa, lansia, ibu hamil, maupun ibu menyusui.
Virus Corona - Alodokter
Infeksi virus ini disebut COVID-19 dan pertama kali ditemukan di kota Wuhan, Cina, pada akhir Desember 2019. Virus ini menular dengan cepat dan telah menyebar ke wilayah lain di Cina dan ke beberapa negara, termasuk Indonesia.
Coronavirus adalah kumpulan virus yang bisa menginfeksi sistem pernapasan. Pada banyak kasus, virus ini hanya menyebabkan infeksi pernapasan ringan, seperti flu. Namun, virus ini juga bisa menyebabkan infeksi pernapasan berat, seperti infeksi paru-paru (pneumonia), Middle-East Respiratory Syndrome (MERS), dan Severe Acute Respiratory Syndrome (SARS).

Gejala Virus Corona

Infeksi virus Corona atau COVID-19 bisa menyebabkan penderitanya mengalami gejala flu, seperti demam, pilek, batuk, sakit tenggorokan, dan sakit kepala; atau gejala penyakit infeksi pernapasan berat, seperti demam tinggi, batuk berdahak bahkan berdarah, sesak napas, dan nyeri dada.
Namun, secara umum ada 3 gejala umum yang bisa menandakan seseorang terinfeksi virus Corona, yaitu:
Menurut penelitian, gejala COVID-19 muncul dalam waktu 2 hari sampai 2 minggu setelah terpapar virus Corona.

Kapan harus ke dokter

Segera ke dokter bila Anda mengalami gejala infeksi virus Corona (COVID-19) seperti yang disebutkan di atas, terutama jika gejala muncul 2 minggu setelah kembali dari daerah yang memiliki kasus COVID-19 atau berinteraksi dengan penderita infeksi virus Corona.
Bila Anda mungkin terpapar virus Corona namun tidak mengalami gejala apa pun, Anda tidak perlu pergi ke rumah sakit untuk memeriksakan diri, cukup tinggal di rumah selama 14 hari dan membatasi kontak dengan orang lain.
Alodokter juga memiliki fitur untuk membantu Anda memeriksa risiko tertular virus Corona dengan lebih mudah. Untuk menggunakan fitur tersebut, silakan klik gambar di bawah ini.

Penyebab Virus Corona

Infeksi virus Corona atau COVID-19 disebabkan oleh coronavirus, yaitu kelompok virus yang menginfeksi sistem pernapasan. Pada sebagian besar kasus, coronavirus hanya menyebabkan infeksi pernapasan ringan sampai sedang, seperti flu. Akan tetapi, virus ini juga bisa menyebabkan infeksi pernapasan berat, seperti pneumonia, Middle-East Respiratory Syndrome (MERS), dan Severe Acute Respiratory Syndrome (SARS).
Ada dugaan bahwa virus Corona awalnya ditularkan dari hewan ke manusia. Namun, kemudian diketahui bahwa virus Corona juga menular dari manusia ke manusia.
Seseorang dapat tertular COVID-19 melalui berbagai cara, yaitu:
  • Tidak sengaja menghirup percikan ludah dari bersin atau batuk penderita COVID-19
  • Memegang mulut atau hidung tanpa mencuci tangan terlebih dulu setelah menyentuh benda yang terkena cipratan air liur penderita COVID-19
  • Kontak jarak dekat dengan penderita COVID-19, misalnya bersentuhan atau berjabat tangan
Virus Corona dapat menginfeksi siapa saja, tetapi efeknya akan lebih berbahaya atau bahkan fatal bila terjadi pada orang lanjut usia, ibu hamil, orang yang sedang sakit, atau orang yang daya tahan tubuhnya lemah.

Diagnosis Virus Corona

Untuk menentukan apakah pasien terinfeksi virus Corona, dokter akan menanyakan gejala yang dialami pasien. Dokter juga akan bertanya apakah pasien bepergian atau tinggal di daerah yang memiliki kasus infeksi virus Corona sebelum gejala muncul.
Guna memastikan diagnosis COVID-19, dokter akan melakukan pemeriksaan lanjutan berikut:
  • Uji sampel darah
  • Tes usap tenggorokan untuk meneliti sampel dahak (tes PCR)
  • Rontgen dada untuk mendeteksi infiltrat atau cairan di paru-paru
Pengobatan Virus Corona
Infeksi virus Corona atau COVID-19 belum bisa diobati, tetapi ada beberapa langkah yang dapat dilakukan dokter untuk meredakan gejalanya dan mencegah penyebaran virus, yaitu:
  • Merujuk penderita COVID-19 untuk menjalani perawatan dan karatina di rumah sakit yang ditunjuk
  • Memberikan obat pereda demam dan nyeri yang aman dan sesuai kondisi penderita
  • Menganjurkan penderita COVID-19 untuk melakukan isolasi mandiri dan istirahat yang cukup
  • Menganjurkan penderita COVID-19 untuk banyak minum air putih untuk menjaga kadar cairan tubuh

Komplikasi Virus Corona

Pada kasus yang parah, infeksi virus Corona bisa menyebabkan beberapa komplikasi serius berikut ini:

Pencegahan Virus Corona

Sampai saat ini, belum ada vaksin untuk mencegah infeksi virus Corona atau COVID-19. Oleh sebab itu, cara pencegahan yang terbaik adalah dengan menghindari faktor-faktor yang bisa menyebabkan Anda terinfeksi virus ini, yaitu:
  • Hindari bepergian ke tempat-tempat umum yang ramai pengunjung (social distancing).
  • Gunakan masker saat beraktivitas di tempat umum atau keramaian.
  • Rutin mencuci tangan dengan air dan sabun atau hand sanitizer yang mengandung alkohol minimal 60% setelah beraktivitas di luar rumah atau di tempat umum.
  • Jangan menyentuh mata, mulut, dan hidung sebelum mencuci tangan.
  • Hindari kontak dengan hewan, terutama hewan liar. Bila terjadi kontak dengan hewan, cuci tangan setelahnya.
  • Masak daging sampai benar-benar matang sebelum dikonsumsi.
  • Tutup mulut dan hidung dengan tisu saat batuk atau bersin, kemudian buang tisu ke tempat sampah.
  • Hindari berdekatan dengan orang yang sedang sakit demam, batuk, atau pilek.
  • Jaga kebersihan benda yang sering disentuh dan kebersihan lingkungan.
Untuk orang yang diduga terkena COVID-19 atau termasuk kategori ODP (orang dalam pemantauan), ada beberapa langkah yang bisa dilakukan agar virus Corona tidak menular ke orang lain, yaitu:
  • Jangan keluar rumah, kecuali untuk mendapatkan pengobatan.
  • Periksakan diri ke dokter hanya bila Anda mengalami gejala gangguan pernapasan yang disertai demam atau memenuhi kriteria PDP (pasien dalam pengawasan).
  • Usahakan untuk tinggal terpisah dari orang lain untuk sementara waktu. Bila tidak memungkinkan, gunakan kamar tidur dan kamar mandi yang berbeda dengan yang digunakan orang lain.
  • Larang dan cegah orang lain untuk mengunjungi atau menjenguk Anda sampai Anda benar-benar sembuh.
  • Sebisa mungkin jangan melakukan pertemuan dengan orang yang sedang sedang sakit.
  • Hindari berbagi penggunaan alat makan dan minum, alat mandi, serta perlengkapan tidur dengan orang lain.
  • Pakai masker dan sarung tangan bila sedang berada di tempat umum atau sedang bersama orang lain.
  • Gunakan tisu untuk menutup mulut dan hidung bila batuk atau bersin, lalu segera buang tisu ke tempat sampah.